Como distribuir os leads entre os corretores da equipe sem perder nenhum

A melhor forma de distribuir leads é a que a equipe entende e que ninguém consegue contornar: uma regra escrita, aplicada no momento em que o lead chega, com prazo para o primeiro contato e com redistribuição do que ficar parado. Sem isso, o lead bom vai para quem viu primeiro, e o lead difícil fica esquecido na caixa de entrada.

Este artigo faz parte do guia de gestão comercial da corretora, que reúne as etapas do primeiro contato à renovação.

Por que lead se perde dentro da própria corretora?

Quase nunca é falta de interesse do cliente. Os motivos mais comuns são internos:

• o contato chega por vários canais (site, Instagram, WhatsApp, indicação) e cada um cai num lugar diferente;
• ninguém sabe quem ficou responsável, então todos acham que outro respondeu;
• o corretor responde, faz a cotação e não registra, e o lead some quando ele sai de férias ou deixa a equipe;
• não existe um prazo combinado para o primeiro contato.

Antes de escolher o método de distribuição, junte os canais num lugar só. Um CRM para corretor serve exatamente para isso: todo lead entra no mesmo funil, com a origem registrada.

Quais são as formas de distribuir?

Método	Como funciona	Funciona bem quando	Cuidado
Rodízio	Cada lead novo vai para o próximo corretor da fila	A equipe tem nível parecido e os leads são parecidos	Corretor ausente trava a fila; tire-o do rodízio nas folgas
Por região	O lead vai para quem atende a cidade ou o bairro do cliente	A corretora trabalha com operadoras regionais ou faz visita presencial	Regiões com volumes muito diferentes geram carga desigual
Por produto	Empresa para um grupo, pessoa física para outro	Há corretores especializados em plano empresarial	Definir antes quem recebe o lead que não informou o tipo
Por desempenho	Quem converte mais recebe mais leads	A corretora mede a conversão de cada corretor	Corretor novo nunca recebe lead suficiente para aprender

Muitas corretoras combinam dois métodos: por produto primeiro e, dentro de cada grupo, rodízio.

Como montar a regra da sua equipe?

1. Escreva a regra em uma frase. Por exemplo: "lead de empresa vai para o time de PME; lead de pessoa física entra no rodízio".
2. Defina o prazo do primeiro contato. Combine com a equipe um prazo curto, dentro do mesmo dia útil, e deixe claro o que acontece se ele passar.
3. Combine a redistribuição. Lead sem contato no prazo volta para a fila e vai para o próximo corretor. Sem essa regra, o prazo vira só uma sugestão.
4. Registre o motivo de cada perda. "Achou caro", "já fechou com outro", "não atendeu". Depois de alguns meses, isso mostra onde a equipe precisa melhorar.
5. Revise a regra no fim do mês. Veja se algum corretor ficou sobrecarregado e se algum canal manda leads que nunca fecham.

O que o gestor precisa acompanhar?

Com a distribuição rodando, três perguntas mostram se ela funciona:

• Quantos leads ficaram sem primeiro contato no prazo? Esse número deve ficar perto de zero.
• Qual canal traz os leads que mais fecham? É para onde vale levar mais esforço e investimento.
• Quanto tempo uma cotação leva até virar proposta? Prazo longo costuma indicar cliente comparando com outro corretor.

Para ir além, o artigo sobre métricas que todo corretor deve acompanhar mostra como montar esses números.

Quais erros mais atrapalham a distribuição?

• Regra que só existe na cabeça do gestor. Se a equipe não sabe por que um lead foi para outro corretor, a discussão começa no primeiro lead bom. Deixe a regra escrita e à vista.
• Lead que chega pelo WhatsApp pessoal do corretor. Indicação que vai direto para o celular de alguém não entra na distribuição e some das métricas. Combine que todo contato, venha de onde vier, é registrado no mesmo lugar.
• Distribuir sem olhar a carga. Um corretor com muitas cotações abertas atende pior o próximo lead. Antes de mandar mais um, veja quantos ele ainda não respondeu.
• Não avisar o cliente quem vai atender. Uma mensagem curta dizendo o nome do corretor responsável evita que o cliente fale com duas pessoas da mesma corretora sem saber.

Nenhum desses erros exige sistema caro para ser resolvido. A maior parte se resolve com combinado claro e com um lugar único para registrar cada contato.

Onde o Simulador entra

O Gestor de Clientes do Simulador On-Line permite cadastrar leads um a um ou importar em massa, distribuir entre os corretores, registrar a origem de cada lead, criar formulários personalizados e tirar relatórios. A cotação feita no Simulador fica ligada ao cliente e pode ser enviada por WhatsApp ou e-mail. Veja os detalhes na página de produtos.